Termine

In Blowball CRM werden Kalendereinträge als Termine angelegt. Diese können optional einen Bezug auf bestehende Kontakte, Firmen oder Leads enthalten. In diesem Fall werden Termine auch in der Aktivitäten-Übersicht des jeweilgen Datensatzes angezeigt. 

Kalender - Termin

Eingabefeld Beschreibung
Betreff Möglichst aussagekräftige Beschreibung des Termins (Pflichtfeld)
Ort Optionale Angabe des Ortes an dem der Termin stattfindet
Zuständig Für jeden Termin muss ein zuständiger Benutzer angegeben werden (Pflichtfeld). Hierbei handelt es sich um denjenigen, den der Termin betrifft (Einzeltermin) bzw. um denjenigen der den Termin organisiert (Termin mit mehreren Teilnehmern)
Beginn Startzeitpunkt des Termins (Pflichtfeld)
Ende Endzeitpunkt des Termins (Pflichtfeld)
Ganztägig Wird ein Haken in diesem Feld gesetzt, wird der Termin als "ganztägig" gekennzeichnet. In diesem Fall werden die Uhrzeit-Angaben im Start- und Endzeitpunkt ignoriert.
Kalender Angabe des Kalenders, in dem der Termin eingetragen werden soll (Pflichtfeld). Es können eigene Kalender oder freigegebene Kalender anderer Benutzer verwendet werden (sofern hierfür Schreibrechte gewährt wurden)
Bezug Ein Termin kann sich auf einen Kontakt- Lead- oder Firmendatensatz beziehen. Wird ein solcher Datensatz ausgewählt, erscheint der Termin auch in dessen Aktivitätenansicht.

Private Termine

Sie können Termine als privat kennzeichnen, indem Sie in der Menüleiste auf die Schaltfläche "Privat" klicken.
Menüpunkt Privat
Wenn Sie einen privaten Termin in einem freigegebenen Kalender eintragen, können Ihre Kollegen sehen, dass Sie in der betreffenden Zeit nicht verfügbar sind. Die Details des Termins können jedoch nur von Ihnen selbst eingesehen werden. Private Termine werden in der Kalenderansicht durch ein Schloss-Symbol gekennzeichnet.

Ansicht: Privater Termin

Aufgrund der Eigenschaften privater Termine ergeben sich einige Einschränkungen bei deren Verwendung:

  • Es ist nicht möglich, privaten Terminen einen Bezug zuzuweisen (z.B. einen Kunden)
  • Es ist nicht möglich, privaten Terminen Teilnehmer hinzuzufügen
  • Es ist nicht möglich, die Zuständigkeit für einen privaten Termin einer anderen Person zuzuweisen

Serientermine

Regelmäßig wiederkehrende Termine können Sie als Serientermine erstellen. Klicken Sie hierzu in der Menuleiste auf "Serientermin". Anschließend öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Art des Serientermins genau festlegen können:

Serientermin

Serientermine werden in der Kalenderansicht durch ein kreisförmiges Pfeilsymbol dargestellt:

Serientermin im Kalender


Erinnerungen

Sie können für anstehende Termine Erinnerungen einrichten. Der Blowball Navigator macht Sie dann zum gewünschten Zeitpunkt mit einem Popup-Fenster auf den Termin aufmerksam. Erinnerungen werden immer benutzerbezogen erzeugt. So können z.B. in freigegebenen Kalendern mehrere Benutzer unterschiedliche Erinnerungen für den selben Termin einrichten, die jeweils nur ihnen selbst angezeigt werden.

Erinnerung einrichten

Bei der Einrichtung einer Erinnerung können Sie die zu erinnernde Person auswählen. Standardmäßig ist hier der aktuelle Benutzer vorbelegt. Um Erinnerungen für unterschiedliche Benutzer anzulegen, rufen Sie das Erinnerungsfenster mehrfach hintereinander auf. Eine Erinnerung kann zu einem festen Zeitpunkt erfolgen (Datum / Uhrzeit) oder eine bestimmte Zeitspanne vor dem Beginn des Termins.

Hinweis: Ein festes Erinnerungsdatum wird in jedem Fall beibehalten - auch wenn sich das Termin-Datum ändert. Daher sollte z.B. bei Serienterminen die Variante mit der Zeitspanne ("Vor Beginn") verwendet werden.

Termin-Erinnerungen werden in der Kalenderansicht durch ein Glockensymbol dargestellt. Dieses Symbol bezieht sich immer auf den aktuellen Benutzer. Es wird Ihnen also nur angezeigt, wenn für Sie eine Termin-Erinnerung für diesen Termin vorliegt.

Erinnerung im Kalender

Wenn der Erinnerungszeitpunkt erreicht wurde, zeigt Ihnen der Blowball Navigator das folgende Erinnerungsfenster an:

Erinnerung

Hier werden Ihnen die wichtigsten Details der anstehenden Termine angezeigt. Um einen Termin zu öffnen, klicken Sie doppelt auf den gewünschten Eintrag oder verwenden Sie die "Bearbeiten" Schaltfläche im Fußbereich des Fensters. Wird das Fenster geschlossen, erscheint die Erinnerung in wenigen Minuten erneut. Nutzen Sie daher die "Element schließen" oder die "Alle schließen" Schaltfläche, um die Erinnerungen zu bestätigen. Alternativ können Sie sich auch zu einem späteren Zeitpunkt erneut erinnern lassen. Wählen Sie hiezu einfach die gewünschte Verzögerungszeit aus und klicken Sie auf die "Erneut erinnern" Schaltfläche.

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