Workflows

Mittels Workflows können Sie im Blowball-System auf bestimmte Ereignisse reagieren und automatische Aktionen ausführen lassen, z.B. E-Mails verschicken, Daten ändern, usw. Um die Workflowverwaltung aufzurufen, wechseln Sie im Hauptmenü in den Bereich "Verwaltung". Klicken Sie hier auf den Menüpunkt "Workflows".

Hinweis: Sie müssen hierzu als Administrator angemeldet sein.

Workflowverwaltung


Die Menüleiste

Menüleiste - Workflows

Menüpunkt Beschreibung
Neu Einen neuen Workflow erstellen
Bearbeiten Den ausgewählten Workflow bearbeiten
Löschen Die ausgewählten Workflows löschen
Workflow duplizieren Einen neuen Workflow erstellen und dabei alle Einstellungen des ausgewählten Workflows übernehmen

Der Workflow-Editor

Eigenschaften

Der Workflow-Editor öffnet sich automatisch beim Erstellen - oder per Doppelklick auf einen bestehenden Workflow. Auf der ersten Seite des Eingabeformulars (1) werden die allgemeinen Eigenschaften des Workflows konfiguriert.

Workflow-Editor Eigenschaften

Eingabefeld Beschreibung
Name Möglichst aussagekräftiger Name des Workflows (Pflichtfeld)
Kategorie Optionale Angabe einer Workflow-Kategorie. Um neue Kategorien zu erstellen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Eingabefeld und klicken Sie auf "Einträge bearbeiten".
Status Sie können die automatische Ausführung eines Workflows verhindern, indem Sie den Status auf "inaktiv" setzen. (Pflichtfeld)
Sprache In verschiedenen Situationen müssen in einem Workflow Elemente (z.B. Ersetzungstokens) in der korrekten Sprache ausgegeben werden. Hierzu ist es erforderlich, dem Workflow die entsprechende Sprache vorzugeben (Pflichtfeld)
Gewichtung Wenn mehrere Workflows auf das gleiche Ereignis reagieren, kann durch die Gewichtung die Reihenfolge bestimmt werden. Je höher die Gewichtung, desto früher wird der Workflow bei der Abarbeitung berücksichtigt.

Workflow

Auf der zweiten Seite (1) wird der eigentliche Workflow konfiguriert. Dieser besteht aus einem Start-Abschnitt (2), einer beliebigen Anzahl von Bedingungen (3) und einer beliebigen Anzahl von Aktionen (4).

Workflow-Editor - Workflow

Start-Abschnitt

Im Start-Abschnitt legen Sie fest, worauf der Workflow reagieren soll, bzw. wie er ausgelöst wird.

Bedingungen (optional)

Wenn der Workflow auf ein Ereigniss eines Datensatzes reagieren soll, dann können die einzelnen Felder des Datensatzes auf bestimmte Werte geprüft. Beispiel: Sie möchten auf neu erzeugte Kontakte reagieren, die aus dem Postleitzahlenbereich 5xxxx stammen. In diesem Fall wählen Sie das Feld "Postleitzahl", als Vergleichsoperator "beginnt mit" und als Wert "5". Alle Einträge in einem Bedingungsabschnitt werden "UND"-verknüpft, verschiedene Abschnitte "ODER"-verknüpft.

Aktionen

Hier legen Sie fest was passieren soll, nachdem das Startereignis eingetroffen und alle Bedingungen erfüllt wurden.


Workflow löschen

Sie können einzelne oder mehrere Workflows löschen, indem Sie diese markieren (Mehrfach-Auswahl mit gedrückter Shift- oder Strg- Taste und Mausklick) und auf "Löschen" klicken.


Workflow duplizieren

Um Zeit zu sparen, können bestehende Workflows für andere Aktionen kopiert werden. Klicken Sie hierzu auf die "Duplizieren" Schaltfäche in der Menüleiste. Der duplizierte Workflow kann nun umbenannt und angepasst werden.

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