Kontakte

Mit dem Kontaktmodul können Sie Einzelpersonen im Blowball CRM-System verwalten. Hierbei kann es sich um Kunden, Lieferanten, Partner, Mitarbeiter o.ä. handeln. Kontakte können Firmendatensätzen zugewiesen werden, um die unterschiedlichen Ansprechpartner einer Firma zu verwalten. Um die Kontaktverwaltung aufzurufen, klicken Sie im Hauptmenü auf den Eintrag "Kontakte".

Kontaktverwaltung

Die Menüleiste

Menüleiste - Kontakte

MenüpunktBeschreibung
NeuEinen neuen Kontakt anlegen
BearbeitenDen ausgewählten Kontakt bearbeiten
LöschenDen/die ausgewählten Kontakt/e löschen
ImportierenKontakte aus einer externen Datenquelle importieren
ExportierenAlle oder eine bestimmte Auswahl von Kontakten exportieren
Verkaufschance hinzufügenEine neue oder bestehende Verkaufschance zu dem ausgewählten Kontakt hinzufügen
Aufgabe erstellenEine neue Aufgabe zu dem ausgewählten Kontakt erstellen
Workflow ausführenEinen bestimmten Workflow für den ausgewählten Kontakt ausführen
AnrufEine neue Anruf-Aktivität zu dem ausgewählten Kontakt erstellen
FaxEine neue Fax-Aktivität zu dem ausgewählten Kontakt erstellen
E-MailEine neue E-Mail-Aktivität zu dem ausgewählten Kontakt erstellen
BriefEine neue Brief-Aktivität zu dem ausgewählten Kontakt erstellen
TerminEinen neuen Termin zu dem ausgewählten Kontakt erstellen
Einer Firma zuweisenDen/die ausgewählten Kontakt/e einer Firma zuordnen
Einer Liste hinzufügenDen/die ausgewählten Kontakt/e einer Liste hinzufügen

Das Eingabeformular

Hinweis: Datenfelder und Formulare dieses Moduls können mit dem Blowball Designer angepasst werden. Die folgende Abbildung zeigt den Auslieferungszustand des Eingabeformulars.
Formular - Kontakte

In diesem Formular werden alle Daten des zu bearbeitenden Kontaktes hinterlegt. Mit roten Sternchen gekennzeichnete Felder sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden.

Profilbild

Zu einem Kontakt kann ein Profilbild hinterlegt werden. Klicken Sie hierzu auf "Bild ändern" und wählen Sie die gewünschte Datei aus. Gültige Formate sind JPG, PNG und GIF. Die Bilder werden bei der Auswahl automatisch passend zugeschnitten und auf 130x130 Pixel verkleinert.

Kontakt-Typ

Es können unterschiedliche Arten von Kontakten verwaltet werden. Um diese zu unterscheiden, wählen Sie im Feld "Kontakt-Typ" bitte den gewünschten Eintrag aus. In der Standard-Konfiguration unterscheidet Blowball zwischen Kunden, Vertriebspartnern, Wettbewerbern, Geschäftspartnern, Interessenten, Presse-Kontakten und internen Kontakten (z.B. Mitarbeitern). Weitere Einträge können hinzugefügt werden, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld klicken und dann auf "Einträge bearbeiten" klicken.

Firmen-Zuordnung

Klicken Sie auf das Lupen-Symbol in dem Feld "Firma" um eine Verbindung zu einem Firmen-Datensatz herzustellen.

Kontaktaufnahme und Marketing

In den Sektionen "Kontaktaufnahme" und "Marketing" kann festgelegt werden, ob und wie der Kontakt angesprochen werden darf (z.B. zu Werbezwecken). So ist z.B. die telefonische Werbung ohne ausdrückliche Zustimmung eines Interessenten (insbesondere im B2C Bereich) unzulässig. Die Einstellungen zur Kontaktaufnahme lassen sich z.B. auch als Filter nutzen, um eine Liste von Kontakten für eine Marketing-Maßnahme zu erstellen (siehe Listen).

Kontakte löschen

Sie können einzelne oder mehrere Kontakte löschen, indem Sie diese markieren (Mehrfach-Auswahl mit gedrückter Shift- oder Strg- Taste und Mausklick) und auf "Löschen" klicken.

Hinweis: Ein Kontakt kann nicht gelöscht werden, wenn er mit einem bestehenden Benutzeraccount verknüpft ist. Beispiel: Zum Benutzer "meier" gehört der Kontakt "Klaus Meier".
In diesem Fall müsste zuerst der Benutzeraccount "meier" gelöscht werden.

Datenimport

Blowball unterstützt den Datenimport aus Microsoft Outlook oder aus CSV-Dateien.
Eine detaillierte Beschreibung der Import-Funktion finden Sie hier.

Datenexport

Sie können Ihre aktuelle Auswahl, oder auch ganze Listen von Datensätzen als CSV-Dateien exportieren. Diese können anschließend z.B. in Microsoft Word als Datenquelle für Etikettendruck oder Serienbriefe verwendet werden. Nutzen Sie die Suchfunktion, um Ihre Daten nach bestimmten Kriterien zu filtern. Wählen Sie anschließend in der Menüleiste "Exportieren"->"Ganze Liste", um genau diese Datensätze als CSV-Datei abzuspeichern. Welche Datenfelder exportiert werden sollen, können Sie über Mapping-Vorlagen individuell steuern.

Verkaufschance hinzufügen

Zu einem ausgewählten Kontakt kann mit der "Verkaufschance hinzufügen"-Schaltfläche eine Verkaufschance zugewiesen oder neu erstellt werden.

Aufgabe erstellen

Mit der integrierten Aufgabenverwaltung können Sie datensatzbezogene Aufgaben erstellen. Auch Fälligkeiten, Erinnerungen und Zuständigkeiten werden hier unterstützt. Eine detaillierte Beschreibung der Aufgabenverwaltung finden Sie hier.

Workflow ausführen

Mit dem Workflow-Modul können Sie häufig verwendete Aktionen automatisieren, z.B. den Versand von Informationsmaterial o.ä. Klicken Sie auf die "Workflow ausführen" Schaltfläche um einen bestehenden Workflow für den ausgewählten Kontakt zu starten.

Aktivitäten hinzufügen

Aktivitäten dienen der Planung und Protokollierung von Kundenkontakten. Es wird hierbei zwischen Anrufen, E-Mails, Faxen und Briefen unterschieden. Eine detaillierte Beschreibung des Aktivitäten-Moduls finden Sie hier.

Termin erstellen

Klicken Sie auf "Termin erstellen" um zu dem ausgewählten Kontakt einen Termin anzulegen. Erfahren Sie hier mehr zum Blowball Kalender und der Verwendung von Terminen.

Einer Firma zuweisen

Um Kontakte einer bestehenden Firma zuzuweisen, können Sie diese entweder einzeln bearbeiten (siehe Eingabeformular) oder Sie markieren die gewünschten Kontakte (Mehrfach-Auswahl mit gedrückter Shift- oder Strg- Taste und Mausklick) und klicken auf die "Einer Firma zuweisen" Schaltfläche. Es öffnet sich ein Auswahldialog in dem Sie die zu verwendende Firma auswählen können.

Einer Liste hinzufügen

Sie können Kontakte nach bestimmten Kriterien in Listen zusammenfassen. Diese können dann z.B. für Marketing-Aktion verwendet werden. Markieren Sie hierzu die gewünschten Kontakte (Mehrfach-Auswahl mit gedrückter Shift- oder Strg- Taste und Mausklick) und klicken Sie auf "Einer Liste hinzufügen". Es öffnet sich ein Auswahldialog, in dem Sie die zu verwendende Liste auswählen können.

Die Detailansicht

Kontakte - Detailansicht

Info-Bereich (1)

Der Info-Bereich zeigt Ihnen die wichtigsten Daten des Kontaktes, inklusive dem Profilbild an. Alle zur Verfügung stehenden E-Mail Adressen und Telefonnummern werden Ihnen hier als Link dargestellt. E-Mails oder Telefonate starten Sie mit einem Klick auf den jeweiligen Link (sofern E-Mail- und Telefonunterstützung in den Einstellungen aktiviert wurden).

Unteransichten (2)

In den Unteransichten finden Sie die Detailinformationen zu dem aktuellen Kontakt:

UnteransichtBeschreibung
FeedDer Feed beinhaltet Kommentare, Änderungen und Diskussionen zu dem Kontakt (siehe Feeds)
AufgabenAlle offenen/abgeschlossenen Aufgaben zu dem Kontakt (siehe Aufgaben)
AktivitätenAlle stattgefundenen/geplanten Aktivitäten zu dem Kontakt (siehe Aktivitäten)
VerkaufschancenAlle offenen/abgeschlossenen Verkaufschancen zu dem Kontakt (siehe Verkaufschancen)
KampagnenaktionenAlle geplanten/abgeschlossenen Kampagnenaktionen, bei denen der Kontakt berücksichtigt wurde (siehe Kampagnen)

Adresse (3)

In der Feed-Ansicht finden Sie auf der rechten Seite die Adresse des Kontaktes (sofern vorhanden). Darunter befindet sich ein Link "Mit Google Maps öffnen". Dieser öffnet Ihnen die Adresse in der Google Kartenansicht, wo Ihnen u.a. auch eine Routenplanung zur Verfügung steht.

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